A World without Email by @elsua #intra13

We started out the workshop with sharing who we are and how we cope with email. Surprisingly most says they cope with email quite well and don't experience email as a huge issue. But all would like to use email in a better way and get others to do so as well. All participants have some kind of collaboration tool inside their firewall (not saying it's used well or not).

Luis Suarez finds many high-level manager balk when they hear the word 'social', so he uses 'open' more. He stresses that email is a great way to share information. Which is true, says Luis. But you must add: in a silo. And his 'war' on email is not about killing email but repurposing it.

Luis asks why colleagues of the partipants are reluctant to use (internal) social/open tools:

• time
• no big value
• loss of control
• relevance of information
• convenience
• availability
• security
• resources
• governance
• no fame
• what's in it for me?
• over-sharing
• extra tool
• not business critical
• etc.

So, why do people send email? The participants came up with the following list:

• thank you's
• cover you butt
• to do's
• attachment
• meetings
• reminders
• answers to questions
• notifications
• follow-up
• bacn (notifications from social networks)

So, how can we get ourselves and others to stop doing the above with email and shifting it to open/social tools. First, spend 5 minutes of your time educating someone how to use a file sharing tool (to stop sending around attachments). Thank people on their social profile instead of sending a thank you-email. Thank them publicly. Move status reports to blogs or wiki's. Move your to-do's in email to a public space or public task management tool telling others you're working on it, also allowing others to collaborate with you. Wiki's are great to share the agenda of meetings and the minutes, instead of emailing them. For gathering feedback, use fora or blogs. Ask question on social platforms so others can chip in and you'll be defined by the potential pool of experts.
What are the benefits of doing this in open/social platforms? We didn't have a lot of time to go into this. Luis advises us to define these benefits personally and show what how this helps us in our own work.

Luis wraps up his workshop with two tips that lead to 80% less email:

1. apply the above-mentioned use cases
2. stop responding to email today

Intranet as digital workplace by @markmorrell #intra13

First of all we should be clear what a digital workplace is. Mark’s definition of a digital workplace is: work is something you do not a place you go to. In a digital workplace you can:

• work from any location or while mobile 
• have the same or similar online experience
• collaborate, search, and complete tasks online 
• choose what tools you can use to do this 
• feel comfortable whenever you are using 
• feel comfortable whenever you are using it 
• be confident you can use it when you need to
• have a better work/life balance

The real difference between the intranet and the digital workplace is that you can get work done with a digital workplace. It's not just a content and publication platform, but a place where you can get work done. It's collaborative, it's task-focused.

So, how do you develop a digital workplace strategy? Mark shares several points with us:

• it should align with your other strategies
• is wider than an intranet strategy
• is for the short, medium, and long term
• has a governance framework (Mark: 'everything should be managed')
• people who will create, support, and make it happen ('this is the hardest part', says Mark)

What steps can be made to work towards the digital workplace:

• develop a proposal for a digital workplace
• show the benefits to be gained
• get it approved...... and funded!
• have a steering group (focus on strategy, not implementation with them)
• agree on roles and responsibilities
• have standards, training, guidance (e.g. with vid- or podcasts)
• coordinate IT, HR and property management

During the workshop the participants worked on these steps and shared their approaches.

Mark blogs quite a lot about the benefits of digital workplace strategy. He shared some benefits during the workshop, such as:

• shared performance objectives reduce risk of conflicting priorities
• help decide top priorities to implement

Benefits of digital workplace are:

• BT employees took fewer sick days and were 20% more productive
• a study by the Emerald group at BT showed their work-life balance improved, even though they worked longer hours
• the BT Agile Worker program save 6000 pounds per worker

Mark also pointed to reports from other companies about the benefits they are getting from the digital workplace.

Innovatie in de 4de dimensie, de 4 ruimtes van KM door @pauliske #4ruimtes

Volgende spreker is Paul Iske over 'Innovatie in de 4de dimensie, de 4 ruimtes van kennismanagement'.
Net als de vorige spreker Pierre benadrukt Paul dat de wereld wordt steeds complexer. Hoe blijf je bestaan in de wereld? Hoe pak je een rol in deze wereld?
Het vraagt om Agility. Paul laat een leuk voorbeeld van agility zien aan de hand van dit filmpje.
Veel organisaties komen snel terecht in routines. Routines zijn een deel van leren; je kunt zo dingen sneller leren doen. Maar het kan ook beperken. Je mist dingen als je niet de moeite neemt om even buiten je routines te kijken.
In deze tijd wordt er van ons gevraagd om de snelheid van ons leren te verhogen. Want we leven in een tijd waarin de snelheid van het leren, sneller gaat dan de verandering.
Innovatie is dan het proces om (bestaande) kennis toe te passen in een markt/omgeving.
Een omgeving bestaat uit 4 ruimtes:

• social space
• virtual space
• physical space
• process space

Het klimaat is ook belangrijk voor innovatie. Leadbeater heeft 9 condities benoemd voor creativiteit, leiderschap en innovatie:

• diversiteit
• selectie
• imbedding
• co-evolutie
• ontleren
• verstoring
• eenvoud
• verspilling
• timing

Er is geen schaarste aan kennis. Het gaat erom wat je met die kennis doet. Als je aan mensen vraagt welk deel van hun kennis ze gebruiken (op het werk) dan blijkt dat het bijzonder klein is. Het hoeft geen 100% te zijn, maar wat meer zou veel opleveren.

Belangrijk bij innovatie is samenwerken vanuit verschillende perspectieven. Samen kijken naar een probleem op verschillende manieren. Uit onderzoek blijkt dat op deze manieren doorbraken worden gerealiseerd. (Heet ook wel 'open innovatie' of 'collaboratieve innovatie'.)

Maar je kunt nog een stap daarvoor innoveren. Dan weet je eigenlijk helemaal niet wat je wilt, maar door partijen bij elkaar te zeggen kun je 'combinatorisch innoveren'. Op basis van serendipity komen mensen/organisaties tot combinaties die vermarkt kunnen worden. De basis vraag is dan: Wat zouden wij samen kunnen doen?

We zijn hier ook mee aan de slag gegaan aan het einde van de keynote: gewoon met je buurman kijken of er raakvlakken zijn om samen te werken.

Ontwerpen van organisaties door Pierre van Amelsvoort #4ruimtes

Vandaag ben ik bij het lustrum congres van de DutchOpen KM. Het DutchOpen KM en een netwerk van kennismanagement ervaringsdeskundigen die regelmatig bij elkaar komen. Het netwerk bestaat 10 jaar en het leek ons goed om dit te vieren met een congres over de ‘4 ruimtes van kennis management’. Ik zal mijn notes van de dag delen in een aantal blogposts. Ik schrijf live, dus let graag niet teveel op de zinsbouw en typo’s.

Eerste keynote spreker is Pierre van Amelsvoort. Zijn keynote gaat over ‘Ontwerpen van organisaties’.

Pierre neemt ons mee in de veranderende wereld van organisaties. We bewegen van de focus op efficiency naar kwaliteit, flexibiliteit, innovativiteit en nu service/duurzaamheid. Dit is niet en-en-en. Dit wil niet zeggen dat jouw organisatie alle deze stappen moet zetten.
Belangrijk om naar organisaties te kijken vanuit het begrip 'regimes'.
Een grote ziekte in organisaties is het opknippen van organisaties in functies/fragmenten. En dat groot perse beter zou zijn.
Volgorde van organiseren is P > B > S: proces, besturen en systemen. 

Betrokkenheid van medewerker bepaalt kwaliteit van het werk, weten we al lang. Maar wat doen we daarmee?
Pierre’s antwoord is: organiseren met mate en zorg voor ruimte voor diversiteit en coleur local. Zoekt naar de menselijke maat van samenwerking. Dat heeft volgens Pierre ook met de grote van organisaties en groepen binnen organisaties te maken: 

• 8-12 mensen is een goed team, kleiner dan dat heb je onvoldoende diversiteit 
• 40-50 mensen in je hoofd hebben voor een community. 

Hierarchie is goed, om richting te geven aan mensen. Maar hierarchie moet altijd wat toevoegen, vooral het tijdsperspectief. De functie van hierarchie is het nemen van beslissen, niet administreren.

Het is belangrijk om meer te organiseren op basis van vertrouwen.

Bij veranderingen in organisaties moet je sturen op mensen, cultuur, structuur en systemen. Vooral bij vaste, bureaucratische regimes naar een flexible regime, moet het ‘disruptive’ gebeuren.

Comment therapy

No comment... :-)

Is working from home always better?

There's been lots of talk in the blogosphere about Marissa Mayers decision to tell Yahoo! employees to stop working from home. Hey, even Yahoo! employees were/are discussing it on the web.
James Robertson wrote up a nice post about this decision and also pointed to the fact that Google seems to be like-minded to Yahoo! when it comes to working from home. Also interesting is what he says about the implications of this kind of news for 'the digital workplace'.

One of the things I like about the discussion is that we have to rethink why we like/dislike working from home. And that's one of the things I miss in the discussion about tele-work. Of course commenters rightly wonder what this Yahoo! statement means with respect to trusting employees to decide for themselves where they can get their work done.
However, isn't it also OK to discuss what the pro's and con's of tele-work are. Is working from home always the best way to go?
In my experience with working from home, some types of work are great to do from home and some are great to do in the train or at the office. I know from talks with others that my experiences relate to many. For instance I find it very hard to write reports and read longer documents and books at the office. There are simply too many disruptions there. I know this does not go for everybody. But isn't this something to discuss. Along with things we personally have to get done, there are also joint task we have to get done together. How are we going to get that done when working from home and/or the office?
As Mark Morrell says in a comment to the above-mentioned post (I'm rephrasing him a bit): in the end it comes down to trusting employees to decide when and where they can get things done. Sometimes this is at home, sometimes this is at work. True. My point is: we decide this for ourselves and we decide about this together with colleagues.

I'm curious what your thoughts are on this topic. Please share them as a comment.